1. 是ISO标准明确要“保存”“保留”成文信息的地方，必须要有成文信息；标准写“确定”、“提供”等处，具有隐含成文信息要求的地方，企业可自己把握分寸，适当的采用成文信息；
2. 虽然标准没有要求，而企业自己管理需要、又规定要有成文信息的，审核时也必须拿得出来(如：编制的“程序文件”，以及程序文件规定一系列的“设备管理”表单、“内审检查表”、“内外因素识别表”“风险和机遇识别控制表”，…等等)；
3. 相关法律法规或标准明确要有文件化信息的也必须要有，(如：某些产品要“产品合格证明”、“质量保证书”，三包文件…等)；
4. 顾客与企业约定要有文件化信息的也必须要有(如：“合同、协议”、“材料杂质含量检测报告”、“热处理报告”、“型式试验报告”等等)
5. 外来的、对企业相关又重要的成文信息，包括外供方提供的成文信息。
